Financiero Contable


SOIN SIF

SIF es un sistema integral que permite el control de todas las tareas administrativas de una empresa, no importando su tamaño o giro. Al ser modular, es posible implementarlo parcialmente, adaptándose a las necesidades de cada cliente, pero con la posibilidad de integrar en un futuro funcionalidad adicional. Los Módulos que integran la solución se agrupan como sigue:

Tanto para la segregación de funciones como para implementar un esquema adecuado de seguridad, en SIF es posible definir perfiles con diferentes niveles de acceso que van desde módulos o funciones completas y que pueden restringirse incluso por campo a nivel pantalla. Adicionalmente permite tener un rastro de auditoría de todas las transacciones realizadas dentro del sistema, por usuario, función, módulo e incluso saber desde qué dirección IP accedió. Con esto se facilita la detección de errores o acciones no adecuadas de parte de los usuarios.

El control financiero de un negocio es la zona en donde recae el resultado de toda la operación y por lo tanto desde donde pueden tomarse decisiones de impacto para el negocio. Para ello el sistema cuenta con las siguientes funciones.

  1. Control de Empresas. Es posible definir toda una estructura corporativa para el negocio, jerarquizando a las empresas en grupos y definiendo el tipo de rol que desempeñan en el corporativo, como son las empresas de servicio. Para ello se cuenta con funcionalidad de multi-moneda, manejo de diferentes localidades, centros de costos, manejo de tipos de cambio.
  2. Plan de Cuentas. Para poder hacer consistente el control financiero de la empresa o el corporativo, el sistema permite una gran flexibilidad para la definición del catálogo de cuentas contables de tal suerte que sea útil tanto para empresas individuales como para corporativos, conservando siempre la consistencia entre las mismas, para poder explotar la información en los diferentes niveles que requiera la operación.
  3. Cuentas por Cobrar. Donde se controlan todas las afectaciones derivadas de las acciones de venta y desde donde es posible tener una visión tan global o detallada de la cobranza, pudiendo enfocar los esfuerzos en las cuentas que mejor convenga.
  4. Cuentas por Pagar. Del mismo modo que las ventas, las compras requieren un control y monitoreo financiero adecuado para poder tomar decisiones que afectan directamente el flujo de efectivo de las empresas. Por medio de la funcionalidad de este módulo es posible hacer incluso proyecciones para el manejo de los egresos.
  5. Bancos. Este módulo permite controlar y monitorear los movimientos de efectivo de la empresa o el corporativo, así como la conciliación automática de los estados de cuenta electrónicos contra los movimientos del sistema, para tener una mejor visión del flujo de efectivo y poder tomar decisiones informadas al respecto. Adicionalmente el sistema permite la visibilidad en diferentes monedas con los tipos de cambio definidos por fecha.
  6. Activos Fijos. Un elemento importante para cualquier empresa es poder controlar y monitorear la depreciación de los activos, necesarios para la operación. SIF tiene la funcionalidad necesaria para llevar a cabo esta tarea, con la versatilidad necesaria y apegada a la legislación nacional.
  7. Tesorería. La funcionalidad que SIF tiene para cubrir el control de estas funciones de negocio, es muy amplia. Puede controlar tanto la tesorería de una empresa como a nivel corporativo controlando las Cuentas Corrientes, las Solicitudes, órdenes y Emisión de Pagos, las transferencias tanto entre tesorerías como entre cuentas o hacia los proveedores; el manejo de múltiples Cajas Chicas, el manejo de Inversiones y el manejo de todos los tipos de documentos derivados de dichos procesos.

La funcionalidad necesaria para la administración de los insumos de una empresa o un grupo de empresas, están concentradas en este grupo de módulos, en las siguientes funciones. a cuenta con las siguientes funciones.

  1. Compras. Por medio de la funcionalidad de este módulo es posible controlar todo el ciclo de abastecimiento. Las solicitudes de compra pueden ser administradas por solicitante, artículo, proveedor. Las órdenes de compra pueden consolidarse, manejarse por artículo, proveedor, fecha, almacén o empresa solicitante. Permite el manejo de contratos ya sea por volumen, o vigencia en fechas, considerando las condiciones de comerciales pactadas. Es posible definir diferentes esquemas de autorización dependiendo del tipo de compra, los importes o algún otro criterio que defina. También es posible administrar la carga de trabajo de los compradores, balanceando sus actividades para una mayor eficiencia del departamento.
  2. Inventarios. La administración, clasificación de los bienes y suministros, así como el monitoreo de las existencias, puede controlarse por medio de la funcionalidad de este módulo. Así mismo permite definir los almacenes y ubicaciones necesarias para la separación física o lógica de los artículos, definiendo las políticas de conteo, movimientos de entrada, salida traspasos y ajustes, derivados de la actividad logística de la empresa. También es posible hacer una segregación de tareas definiendo responsables y autorizaciones necesarios para los diferentes movimientos de inventario. También se cuenta con una amplia gama de opciones para el control del inventario físico (impresión de listados, marbetes, conteos, responsables y ajustes).

Todas las funciones necesarias para controlar los esquemas comerciales de una empresa o un corporativo, se encuentran agrupados en esta sección, que se integra por los siguientes módulos.

  1. Facturación. Incluida la facturación electrónica, este módulo proporciona la posibilidad de facturar artículos, servicios, activos, etc. Es posible también configurar los formatos que se requieran dependiendo de la operación de cada cliente.
  2. b. Control de Efectivo. Adicional a las funciones relacionadas con bancos o tesorería, el módulo comercial contempla funciones para el manejo de las transacciones en efectivo.
  3. Promociones. Es posible configurar una operación comercial versátil y compleja, al poder definir diferentes promociones que incluyan artículos, servicios, precios y descuentos, con la posibilidad de establecer alcance y vigencia en tiempo o relacionado a las existencias.
  4. Descuentos Pactados y Descuentos Especiales. Dependiendo de la jerarquización de los clientes y los acuerdos comerciales que se establezcan con cada uno, este módulo tienen la funcionalidad necesaria para poder administrar esas condiciones comerciales, independientemente de lo que se defina a nivel compañía o corporativo en cuanto al manejo de precios de venta.
  5. Afectación a Cuentas por Cobrar. Todas las transacciones comerciales tienen un reflejo inmediato al módulo de cuentas por cobrar, de tal suerte que siempre haya consistencia entre ambos módulos y se pueda dar un correcto seguimiento, considerando condiciones como descuentos por pronto pago, promociones o precios especiales.
  6. Código de Barras. Todas las transacciones comerciales tienen la facilidad de poder integrar dispositivos como lectores de código de barras para hacer más eficiente la operación de ventas, sobre todo en empresas dedicadas al comercio al menudeo.

El sistema cuenta con la funcionalidad para poder establecer y controlar presupuestos a nivel financiero, con afectación a los diferentes módulos como Compras y Contabilidad. Existe la posibilidad de que estos presupuestos sean acumulativos, delimitados por periodo, asignados por centro de costos o cuenta contable, y que sean solamente referencia, permitiendo ser rebasados, o que acoten la operación en cuanto se alcance su límite. Así mismo es posible hacer traspasos de saldos y reasignación de los mismos.

Uno de los beneficios más relevantes al implementar un ERP es el poder tener información oportuna y precisa para poder tomar decisiones adecuadas respecto al negocio. Es por ello que este módulo contiene toda una suite de reportes y consultas como un Histórico de Contabilidad, Reportes Consolidados por Empresa o Centro de Costos, Reportes con Saldos y Movimientos, Formatos de Impresión de Documentos, Reportes financieros como Balanza de Comprobación, Estado de Resultados y Saldos por Cuentas.

Debido a que hay información variable que requiere cargarse al sistema de manera periódica para mantener la operación óptima del sistema, SIF cuenta con una serie de importadores predefinidos que ayudan a este propósito. Están orientados a la operación de los usuarios más que del personal técnico e incluyen opciones para importar documentos, tipos de cambio, descripción de cuentas, saldos en moneda extranjera, etc.

 

Beneficios de la implementación de SIF

  • Integración de la operación administrativa y contable bajo una sola plataforma, evitando el uso de múltiples herramientas.
  • Evitar la recaptura de información, reduciendo así el riesgo de errores en su procesamiento, con la inconsistencia que esto puede generar.
  • Debido a lo amigable de la interfase, la curva de aprendizaje de uso se reduce significativamente, permitiendo al negocio obtener mejoras en su operación en un corto periodo de tiempo.
  • Al estar desarrollado bajo una plataforma web, no requiere de una infraestructura especial ya que corre con cualquier navegador de internet.
  • Al automatizar las operaciones administrativas, permite a la empresa centrar su atención en el negocio, orientando al personal a ser más analítico y menos operativo.